メールの書き順

2007-08-12
ミスとかトラブルとか言うほどのたいした話しではないけれど、ふと思い出したので書く。

仕事でメールを送るとき、次のような順番で書いている。

件名を書く

"(No Subject)"なメールが届くと、一瞬「なんじゃこりゃ？」と思ってしまうので、忘れないように最初に書く。

本文を書く

基本的に、冒頭の「○○株式会社△△部　□□様　お世話になっております。」から、文末の「以上、よろしくお願いいたします。」まで直接入力している(たまに社名、部署名はコピペ)。
定型文はIME辞書に登録したほうが楽な気もするけど、直接打ってもそんなに時間かからないので特に対策はしていない。ミスを防ぐには辞書登録しておいたほうがいいのかな？
そして、署名は予めテンプレートに登録してある。

添付ファイルを追加する

お客様とのメールのやり取りでは、WordやExcel、PDFなどの文書ファイルを添付することも多い。
また、会社によっては情報漏えい対策としてパスワード保護が必要になる場合もある。
なのでファイルを添付する場合は、予めzip圧縮してパスワード保護をかけたファイルを添付するようにしている。
ちなみに添付するファイルサイズの上限も会社によってまちまちなので要注意。
ファイルサイズが大きすぎる場合は、ファイル分割ソフトで適当なサイズに分割して送るか、宅ファイル便みたいなファイル転送サービスを使っている。

宛先(To、CC)は最後に

宛先の入力を最後にしておくと、メールを作成途中でうっかり送信、てなことが無くなる。